Cách Thêm Chữ Ký Trong Word: Hướng Dẫn

Nếu bạn sử dụng Word và các trình soạn thảo văn bản tương tự cho công việc hoặc thư từ cá nhân, đôi khi bạn có thể thấy cần phải ký các tài liệu.

Bài viết này hướng dẫn chi tiết cách thêm chữ ký viết tay trong Word và cách chèn chữ ký số trong Word. Hướng dẫn này và Ứng dụng Chữ ký số 7ID đặc biệt sẽ hợp lý hóa quy trình tài liệu của bạn bằng cách tiết kiệm thời gian và tài nguyên vật lý.

Mục lục

• Chữ ký số so với chữ ký viết tay
• Chuẩn bị chữ ký của bạn
• Thêm chữ ký của bạn bằng Word
• Làm thế nào để chèn dòng chữ ký trong Word?
• Cách Vẽ Chữ Ký Trong Word
• Lưu và sử dụng lại chữ ký của bạn

Chữ ký số so với chữ ký viết tay

Chữ ký số và chữ ký viết tay truyền thống về cơ bản phục vụ cùng một mục đích là xác định và xác minh sự đồng ý hoặc phê duyệt của một người, nhưng chúng thực hiện theo những cách hoàn toàn khác nhau. Chữ ký viết tay là dấu vật lý do một người tạo ra trên tài liệu, trong khi chữ ký số là một sơ đồ toán học để chứng minh tính xác thực của tin nhắn hoặc tài liệu kỹ thuật số.

Chữ ký viết tay được áp dụng cho các tài liệu vật lý, đặc biệt là trong các giao dịch trực tiếp, mặt đối mặt. Mặt khác, chữ ký số là các sơ đồ toán học được sử dụng trong các giao dịch từ xa hoặc xác minh quy mô lớn, phổ biến trong thế giới kỹ thuật số có nhịp độ nhanh.

Word cung cấp tính năng chữ ký tích hợp cho phép người dùng thêm cả chữ ký hiển thị và chữ ký số:

• Dòng chữ ký hiển thị nhắc nhở người dùng những nơi cần có chữ ký, điều này đặc biệt hữu ích cho những hợp đồng, thỏa thuận yêu cầu nhiều chữ ký.
• Chữ ký số hay chữ ký điện tử trong Word là tính năng bảo mật có tác dụng xác thực, xác thực bên ký và xác minh văn bản sau khi ký không bị giả mạo. Đây là một công cụ hữu ích cho các tài liệu nhạy cảm hoặc chính thức.

Chuẩn bị chữ ký của bạn

Nếu bạn đang tìm kiếm một cách dễ dàng để số hóa chữ ký của mình thì Ứng dụng 7ID là công cụ bạn nên lựa chọn! Ứng dụng đơn giản này ngay lập tức chuyển đổi ảnh chụp chữ ký viết tay của bạn thành hình ảnh có thể thêm vào Word, PDF và các tài liệu khác. Vậy làm cách nào để tạo hình ảnh kỹ thuật số cho chữ ký viết tay của bạn bằng ứng dụng 7ID?

7ID cho phép bạn chuyển đổi chữ ký viết tay thành tệp kỹ thuật số một cách dễ dàng và cung cấp chữ ký PDF có nền trong suốt.

Thêm chữ ký của bạn bằng Word

Sau đây là hướng dẫn ngắn gọn cách đặt chữ ký trên văn bản Word:

• Mở văn bản Word mà bạn muốn ký.
• Bấm vào tab Chèn, bên dưới Văn bản, chọn Dòng chữ ký.
• Điền thông tin chi tiết bao gồm tên, chức danh và địa chỉ email của bạn.
• Click chuột phải vào dòng chữ ký để thêm chữ ký số của bạn. Bạn có thể nhập tên, vẽ chữ ký hoặc chèn hình ảnh chữ ký của mình.
• Sau khi chèn chữ ký của mình, bạn có thể cần phải thay đổi kích thước hoặc đặt lại vị trí cho chữ ký phù hợp hoàn hảo với tài liệu của mình. Để làm điều này, chỉ cần nhấp vào chữ ký để chọn nó. Sau đó nhấp và kéo các góc hoặc cạnh để thay đổi kích thước và nhấp vào giữa hình ảnh để kéo nó đến bất kỳ đâu trong tài liệu.
• Lưu tài liệu đã thêm chữ ký của bạn.

Làm thế nào để chèn dòng chữ ký trong Word?

Cách Vẽ Chữ Ký Trong Word

Việc tạo chữ ký trong Microsoft Word khá dễ dàng:

• Khởi động Microsoft Word.
• Vào tab “Chèn” ở menu trên cùng.
• Chọn Vẽ.
• Chọn tùy chọn “Draw”, sau đó chọn bút.
• Vẽ chữ ký của bạn.
• Bấm vào “Lưu và đóng”.

Khi bạn đã học cách tạo chữ ký trong Word, bạn cần thay đổi kích thước chữ ký vì Word mặc định nó có chiều rộng đầy đủ. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng Ứng dụng Word Electronic Signature Maker—7ID của chúng tôi. Điều này đặc biệt hữu ích nếu khả năng của bàn di chuột hoặc chuột của bạn không giúp bạn dễ dàng vẽ chữ ký chính xác.

Lưu và sử dụng lại chữ ký của bạn

Để lưu chữ ký của bạn để sử dụng sau này trên văn bản Word, bạn thực hiện như sau:

• Sau khi chèn chữ ký số vào văn bản, chọn chữ ký đó.
• Từ thanh công cụ, chọn “Chèn”, sau đó chọn “Phần nhanh”, sau đó “Văn bản tự động”, sau đó “Lưu lựa chọn vào thư viện văn bản tự động”.
• Sau đó một cửa sổ sẽ hiện ra. Tại đây, bạn có thể đặt tên cho chữ ký của mình (chẳng hạn như 'Chữ ký của tôi'). Bạn cũng có thể thêm mô tả ngắn gọn và chỉ định thư viện nào sẽ lưu nó vào.
• Nhấp vào 'OK'. Lần tiếp theo bạn muốn sử dụng chữ ký, chỉ cần đi tới Chèn, sau đó vào Phần nhanh và chữ ký đã lưu của bạn sẽ có sẵn trong Văn bản tự động.

Việc lưu trữ chữ ký số cần được quản lý cẩn thận vì nó có thể gây rủi ro bảo mật nếu sử dụng sai mục đích. Dưới đây là một số lưu ý về bảo mật:

• Sử dụng mật khẩu để bảo vệ tài liệu Word hoặc bất kỳ tệp nào chứa chữ ký số của bạn.
• Đảm bảo rằng chỉ bạn hoặc những người có nhu cầu biết mới có thể xem hoặc sửa đổi các tệp có chứa chữ ký số của bạn.
• Sử dụng các giải pháp lưu trữ bảo mật để đảm bảo an toàn cho chữ ký số của bạn như ổ USB mã hóa hay lưu trữ đám mây an toàn.
• Định kỳ xem xét ai có quyền truy cập vào chữ ký của bạn và điều chỉnh quyền truy cập nếu cần.
• Cân nhắc sử dụng phần mềm bảo mật uy tín để bảo vệ hệ thống của bạn khỏi phần mềm độc hại hoặc lừa đảo có khả năng xâm phạm chữ ký của bạn.

Bằng cách làm theo các bước được nêu trong hướng dẫn chi tiết này và sử dụng Ứng dụng 7ID, bạn có thể chuyển đổi ngay chữ ký viết tay của mình thành chữ ký điện tử. Nó không chỉ tăng tốc quy trình làm việc của bạn mà còn tăng cường tính bảo mật và khả năng kiểm tra tài liệu của bạn, từ đó tăng thêm độ tin cậy và tính toàn vẹn cho các tương tác chuyên nghiệp của bạn.

Đọc thêm: